Privacyverklaring

Remote Talents FZCO (“Remote Talents”, “wij”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je als kandidaat verstrekt in het Remote Talents Self-Service Portal (het “Portaal”). Je gebruikt het Portaal om je aan te melden, je contract te ondertekenen, facturen in te dienen en je uitbetalingen te zien.

Vragen of verzoeken over je gegevens: privacy@remotetalents.nl.

• Identiteit en contact: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonadres, tijdzone en voorkeurstaal.
• Identiteitsverificatie: de uitkomst van de identiteitscontrole die Veriff voor ons uitvoert (goedgekeurd of afgewezen, de datum en een verificatiekenmerk), plus je geboortedatum, nationaliteit en het type identiteitsbewijs. Je identiteitsbewijs zelf, het documentnummer, foto’s en video bewaren we niet. Die blijven bij Veriff.
• Bankgegevens: IBAN, SWIFT/BIC, de naam van de rekeninghouder en het bewijs dat de rekening van jou is.
• Opdracht en contract: de gegevens van je opdracht, je tarief, contracturen en vergoeding, en je ondertekende contract. Bij ondertekening leggen we het tijdstip, je IP-adres en de user agent van je browser vast.
• Uren en facturen: uren uit de tijdregistratie van Remote Talents (TimeDoctor of Trackabi), of de uren die je zelf opgeeft als je opdracht in het systeem van de klant wordt bijgehouden; meeruren, KPI-bonussen en kostenposten met het bewijs dat je uploadt; facturen, betalingen en betaalstatus.
• Verzoeken: verzoeken om je bankgegevens of adres te wijzigen, met bewijs en het besluit daarover.
• Inloggen en beveiliging: de dienst waarmee je inlogt (Google of Microsoft), inlogtijden, mislukte inlogpogingen, en IP-adressen om het Portaal tegen misbruik te beschermen.
• Een audittrail: bij elke wijziging in het Portaal leggen we vast wie die deed, wanneer, de waarde ervoor en erna, en de reden.

• Om onze overeenkomst met jou uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG): aanmelding, je contract, facturen, goedkeuringen, uitbetalingen en ondersteuning.
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (artikel 6 lid 1 onder c): de administratieve en fiscale bewaarplicht.
• Ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f): het Portaal beveiligen, fraude voorkomen (zoals betaling naar een verkeerde rekening), een audittrail bijhouden en geschillen afhandelen. We hebben dit belang tegen jouw belangen afgewogen.
• Je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a) voor het biometrische deel van de Veriff-controle, waarbij je gezicht wordt vergeleken met je identiteitsbewijs. Je kunt je toestemming altijd intrekken; controles die al zijn afgerond blijven geldig. Wil je de biometrische controle niet doen, neem dan contact met ons op via privacy@remotetalents.nl.

We gebruiken je gegevens in het Portaal niet voor marketing en we verkopen ze niet.

• Jij ziet je eigen gegevens.
• De klant voor wie je werkt, ziet je uren, afwijkingen en het bewijs daarbij, zodat hij die kan goedkeuren. Een klant ziet nooit je tarief, je bankgegevens of je identiteitsverificatie.
• Remote Talents LLP, onze groepsmaatschappij die het contract met de klant heeft, gebruikt je uren en goedgekeurde afwijkingen om de klant te factureren.
• Medewerkers van Remote Talents zien alleen wat hun rol nodig heeft: accountmanagement, Finance of beheer.
• Onze dienstverleners, alleen in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst (zie paragraaf 5).
• Overheden, accountants en adviseurs, als de wet dat vereist of een juridische claim dat nodig maakt.

• Supabase: database en inloggen (EU, Ierland).
• Railway: hosting van de applicatie.
• Google en Microsoft: inloggen. Google maakt ook de factuurdocumenten.
• Veriff: identiteitsverificatie (EU, Estland).
• TimeDoctor en Trackabi: tijdregistratie.
• Make: automatisering die factuurdocumenten maakt en meldingen verstuurt.
• HubSpot: gegevens van opdrachten.
• QuickBooks (Intuit): boekhouding.
• iBANFirst, Wise en Revolut: uitbetalingen.
• Crove: elektronisch ondertekenen van je contract.
• WhatsApp, via TimelinesAI, en e-mail: meldingen. Meldingen bevatten nooit je bankgegevens.

Remote Talents en een aantal van onze dienstverleners zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Is er voor het land van bestemming geen adequaatheidsbesluit van de EU, dan gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework, met waar nodig extra maatregelen. Je kunt ons om een kopie van deze waarborgen vragen.

• Facturen, betaalgegevens en de audittrail: 7 jaar na afloop van het boekjaar waarop ze betrekking hebben (de fiscale bewaarplicht).
• Bankgegevens en het bewijs daarbij: zolang ze in gebruik zijn, en daarna zolang de betaalgegevens waar ze bij horen.
• Je ondertekende contract en de ondertekeningsgegevens: de looptijd van de overeenkomst, en daarna zolang de wet dat vereist of er nog een claim mogelijk is.
• Identiteitsverificatie: de uitkomst en de drie velden uit paragraaf 2, zolang je een account hebt. Veriff bewaart de beelden alleen gedurende de beperkte termijn die we met Veriff hebben afgesproken.
• Inlog- en beveiligingslogs: gedurende een beperkte periode, daarna worden ze verwijderd.
• Je account zelf blijft open als een opdracht eindigt, zodat je je facturen en uitbetalingen kunt blijven inzien. Op verzoek sluiten of anonimiseren we het, behalve de gegevens die we wettelijk moeten bewaren.

Bankgegevens zijn op veldniveau versleuteld, worden apart opgeslagen en zijn overal gemaskeerd: op het scherm, in logs, exports en meldingen. Finance controleert elke nieuwe of gewijzigde bankrekening voordat die wordt gebruikt, en een wijziging die je aanvraagt wordt nooit automatisch doorgevoerd. Het Portaal werkt alleen op uitnodiging; je logt in via Google of Microsoft, en het Portaal bewaart geen wachtwoorden. Toegang is standaard geweigerd en wordt per rol toegekend, gegevens zijn versleuteld tijdens verzending en bij opslag, en niemand kan de audittrail wijzigen.

Het Portaal neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Veriff controleert je identiteit automatisch; wordt de controle afgewezen of kan die niet worden afgerond, dan kijken onze medewerkers ernaar en kun je om een beoordeling door een mens vragen. Goedkeuringen, afwijzingen en betalingen worden altijd door een mens besloten.

Het Portaal gebruikt alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden. We gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies. Het Portaal leest je tijdzone in je browser, zodat deadlines in je eigen lokale tijd worden getoond, en onthoudt je taalkeuze in je browser.

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en om je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Je kunt ook gegeven toestemming intrekken. Mail naar privacy@remotetalents.nl; we reageren binnen een maand. Sommige gegevens moeten we wettelijk bewaren, ook als je om verwijdering vraagt (zie paragraaf 7). Bankgegevens kun je alleen wijzigen via een bankwijzigingsverzoek in het Portaal, zodat een betaling nooit naar een niet-gecontroleerde rekening kan gaan.

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthouder, bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

We kunnen deze verklaring aanpassen. Belangrijke wijzigingen tonen we in het Portaal voordat ze ingaan. De datum bovenaan laat de laatste versie zien.